Izvještaj o održanom prvom mentorskom sastanku u okviru javnog poziva za predaju projektnih prijedloga u sklopu projekta Regionalni program lokalne demokratije na Zapadnom Balkanu (ReLOaD2) u Gradu Bihaću

• Izvještaj o održanom prvom mentorskom sastanku u okviru javnog poziva za predaju projektnih prijedloga u sklopu projekta Regionalni program lokalne demokratije na Zapadnom Balkanu (ReLOaD2) u Gradu Bihaću
  

U okviru Javnog poziva za organizacije civilnog društva/nevladine organizacije za predaju prijedloga projekata, koji se sprovodi u sklopu projekta „Regionalni program lokalne demokratije na Zapadnom Balkanu“ (ReLOaD2)[1] u saradnji sa Gradom Bihaćem, u četvrtak, 9. februara, 2023. godine u terminu od 12.00 do 14.00 sati održan je prvi od tri planirana mentorska sastanka za zainteresovane predstavnike/ice organizacija civilnog društva (OCD). Prvi mentorski sastanak održan je u prostorijama Start up studiju i bio je prilika da predstavnici OCD-a sa mentorom javno diskutuju o nedoumicama i dilemama u okviru pripreme  projektnih prijedloga.

Termin prvog mentorskog sastanka definisan je u samom Javnom pozivu za predaju projektnih prijedloga u sklopu projekta Regionalni program lokalne demokratije na Zapadnom Balkanu 2 (ReLOaD2) u Gradu Bihaću, na zvaničnoj internet stranici Grada Bihaća, te Razvojnog programa Ujedinjenih nacija (www.undp.org). Dodatno je poziv za učešće na prvom mentorskom sastanku upućen organizacijama civilnog društva i nakon informativnog sastanka „Otvoreni dan“ koji je održan u utorak 7. febrauara, 2023. godine.

Prvom mentorskom sastanku prisustvovalo je ukupno devet predstavnika/ca organizacija civilnog društva (od čega osam muškaraca i jedna žena), dvije predstavnice Gradske uprave Bihać i UN volonterka.

Na početku mentorskog sastanka, učesnicima je pojašnjena uloga mentora i svrha održavanja mentorskih sastanaka. Tom prilikom je naglašeno kako je uloga mentora da pomogne u otklanjanju dilema i nedoumica koje predstavnici OCD mogu imati tokom pripreme projektnih prijedloga, ali da uloga mentora nije da na bilo koji način učestvuje u izradi samih projektnih prijedloga. Istaknuto je također da u cilju osiguranja i primjene transparentnog pristupa realizacija mentorstva, konsultacije „jedan na jedan“ sa predstavnicima OCD nisu dozvoljene. Nakon uvodnog predstavljanja svrhe mentorskih sastanaka i planiranog načina rada mentor je dao mogućnost prisutnima na sastanku da iznesu svoje dileme i postave pitanja.

Tokom diskusije razgovarano je o sljedećim temama:

1.        Veza projekta sa prioritetnim oblastima Javnog poziva.

Većina predstavnika OCD-a imala su pitanja i nedoumice u vezi sa povezivanjem tema planiranih projekata sa prioritetnim oblastima Javnog poziva.  

Odgovor: Mentor je podsjetio kako je u dokumentu Smjernica naznačeno kako prijedlozi projekata trebaju biti usklađeni sa sedam prioritetnih oblasti iz samog Javnog poziva. Naglasio je kako su prioritetne oblasti definisane na osnovu strateškog dokumenta Grada Bihaća, te usko definisane na dijaloškoj platformi za mlade. Veza projektnog prijedloga sa prioritetnim oblastima iz Javnog poziva svakako treba da postoji i posebno se ocjenjuje prema definisanim evaluacionim kriterijima. Učesnicima je ponovo pročitan spisak prioritetnih oblasti i ponovo podcrtana obaveznost kreiranja prijedloga projekata u okviru ovih tematskih oblasti.

2.        Definisanje ciljne grupe

Predstavnici OCD su također imali nedoumicu o načinu definisanja ciljne grupe.

Odgovor: Mentor je podsjetio kako je Javni poziv namijenjen isključivo organizacijama čiji projekti će biti usmjereni prema mladima, te ciljna grupa moraju biti isključivo mladi od 15 do 30 godina starosti. Ciljna grupa, osim što moraju biti mlade osobe, moraju biti i stanovnici Grada Bihaća. Predstavnicima/ama OCD-a je savjetovano da posebnu pažnju posvete odabiru ciljne grupe, s fokusom na uočavanje njihovih problema i potreba i prevazilaženje tih poteškoća kroz definisanje projektnog prijedloga.

Mentor je podsjetio da ciljne grupe moraju biti jasno definisane, kao i jasna korist provođenja projekta za ciljnu grupu. Prilikom definisanja posebno trebaju opisati način odabira ciljne grupe. Prilikom definisanja ciljne grupe kroz projektni prijedlog potrebno je da podaci o ciljnoj grupi budu razvrstani i po spolu i po dobi.

S obzirom da će ciljnu grupu činiti i malodobne osobe, organizacijama je savjetovano da tokom implementacije projekta obezbijede saglasnost njihovih roditelja/staratelja za učešće u implementaciji projektnih aktivnosti.

3.        Definisanje budžeta

Predstavnici/ce OCD su se interesovale za budžet, kao i dozvoljene troškove u budžetu.

Odgovor: Mentor je pojasnio kako minimalna vrijednost projekta mora biti 10.000,00 KM, a maksimalna 20.000,00 KM. Pojašnjeno im je kako administrativni troškovi, a što se odnosi na plate osoblja koje će upravljati projektom, nabavka kancelarijskog materijala, režijski troškovi i prevoz, ne smiju prelaziti 30% ukupne vrijednosti projekta, te da troškovi vidljivosti, što uključuje promociju putem društvenih mreža, štampanje promotivnih letaka i slično, ne smije prelaziti 5% ukupne vrijednosti projekta.

U skladu sa Javnim pozivom i Smjernicama objašnjeno im je šta ne može biti finansirano, kao što je kupovina polovne opreme, sponzorisanje pojedinaca u svrhu prisustva naučnim konferencijama i slično.

4.      Uslovi za diskvalifikaciju

Dio pitanja se odnosio i na samu diskvalifikaciju prilikom evaluacije projekata.

Odgovor: Mentor je pojasnio uslove za diskvalifikaciju:

·        Nepotpuna dokumentacija;

·        Korištenje obrazaca koji nisu definisani u Javnom pozivu, te izmjena obrazaca koji su definisani u Javnom pozivu;

·        Administrativni troškovi su veći od 30% ukupne vrijednosti budžeta;

·        Budžet je manji od 10.000,00 KM ili veći od 20.000,00 KM;

·        Ciljna grupa nisu mlade osobe od 15 do 30 godina;

·        Projekat traje kraće od četiri ili duže od osam mjeseci,

·        Postoji diskontinuitet u projektnim aktivnostima;

·        Projekat se ne realizuje na području Grada Bihaća;

·        Projekat nije u skladu s prioritetnim oblastima Javnog poziva;

·        Projekat je dostavljen mimo roka i načina definisanog u Javnom pozivu.

Na kraju sastanka mentor se zahvalio prisutnim predstavnicima/ama OCD na učešću, te najavio da će sljedeći mentorski sastanci biti organizovani 14., odnosno 21. februara, 2023. godine u Start up studiju s početkom u 13 sati.

U svrhu transparentnosti, svi zapisnici, uključujući i ovaj, sa održanih sastanaka sa mentorom će biti objavljeni na stranici Grada Bihaća. Na ovaj način će se omogućiti da informacije budu dostupne za OCD koje nisu bile u mogućnosti da prisustvuju sastancima sa mentorom.

[1]Regionalni program lokalne demokratije na Zapadnom Balkanu (ReLOaD) finansira Europska unija (EU), a provodi Razvojni program Ujedinjenih nacija (UNDP).