Izvještaj o održanom petom i šestom mentorskom sastanku u okviru projekta Regionalni program lokalne demokratije na Zapadnom Balkanu (ReLOaD2) u Gradu Bihaću

U okviru Javnog poziva za organizacije civilnog društva/nevladine organizacije za predaju prijedloga projekata, koji se sprovodi u sklopu projekta „Regionalni program lokalne demokratije na Zapadnom Balkanu“ (ReLOaD2)[1] u saradnji sa Gradskom upravom Bihać, u petak, 03. novembra 2023. godine i u ponedjeljak, 06. novembra 2023. godine u terminu od 11:00 do 12:00h održani su peti i šesti mentorski sastanak za zainteresovane predstavnike/ice organizacija civilnog društva (OCD). Oba mentorska sastanka održana su u prostorijama Start-up studija kako bi se predstavnicima OCD-a omogućila prilika da kroz direktan razgovor sa mentorom iznesu svoje nedoumice, pitanja i dileme koje imaju u okviru pripreme projektnih prijedloga.

Termin petog i šestog mentorskog sastanka definisan je u samom Javnom pozivu za predaju projektnih prijedloga u sklopu projekta Regionalni program lokalne demokratije na Zapadnom Balkanu 2 (ReLOaD2) u Gradu Bihaću, na zvaničnoj internet stranici Grada Bihać te Razvojnog programa Ujedinjenih nacija (www.undp.org) a dodatno je poziv za učešće na ovim sastancima upućen organizacijama civilnog društva i putem e-maila. Petom mentorskom sastanku prisustvovalo je ukupno 6 učesnika/ca (2 muškarca i 4 žene), ispred 6 različitih nevladinih organizacija, dok je šestom mentorskom sastanku prisustvovalo 4 predstavnika organizacija OCD-a (2 muškarca i 2 žene).

Na početku oba sastanka mentor je imao kraće uvodno izlaganje nakon čega je dao mogućnost prisutnima da iznesu svoje dileme i postave pitanja. Imajući u vidu da je šesti mentorski sastanak ujedno i posljednji koji se organizuje tokom trajanja Javnog poziva, mentor je u uvodnom izlaganju tokom ovog sastanka napravio osvrt na evaluacione kriterije za ocjenu projektnih aplikacija (a to su: postojanje dovoljnih finansijskih i operativnih kapaciteta OCD-a, relevantnost projekta, metodologija projektnog pristupa, održivost projekta i realnost budžeta i racionalnost troškova) te ukazao na specifičnosti svakog od njih. Tom prilikom je ponovio značaj prva dva evaluaciona kriterija (finansijski i operativni kapacitete OCD-a i relevantnost) s obzirom na to da su oni eliminacioni. Podsjetio je da u skladu sa Smjernicama, OCD kao podnosilac projekta treba da dokaže da ima potreban finansijski i operativni kapacitet za kvalitetnu implementaciju predloženog projekta i da po osnovu tog kriterija osvoji najmanje 10 bodova od mogućih 15.

Pored toga, OCD kao podnosilac projekta treba da dokaže da je sama projektna ideja relevantna u skladu sa definisanim prioritetima iz Javnog poziva, te da utiče u dovoljnoj mjeri na zadovoljenje potreba lokalne zajednice što u praktičnom smislu znači da podnosilac projekta po osnovu kriterija relevantnosti treba da osvoji najmanje 18 bodova od mogućih 25 da bi se projektna aplikacije uopšte dalje razmatrala.

Nakon ovog uvodnog izlaganja mentora učesnici su postavljali pitanja i razgovarano je o sljedećim temama:

1.       Naša projektna ideja odnosi se na adaptaciju javnog bazena i u tu svrhu potrebna je veća količina posebne boje za farbanje. Iako je to samo jedna u nizu aktivnosti ona će u budžetu imati značajan udio, oko 30% ukupnog projektnog budžeta. Da li je to prihvatljivo ?

Odgovor: Kao odgovor na to pitanje mentor je podsjetio da je u skladu sa Smjernicama „kupovina opreme i/ili radovi rekonstrukcije ili rehabilitacije (osim ako je neophodna za uspješnu implementaciju projekta u ukupnom zbirnom iznosu do 30% vrijednosti budžeta)“ aktivnost koja neće biti finansirana ovim javnim pozivom. To znači da su radovi na adaptaciji bazena mogući samo u slučaju da je to aktivnost bez koje se ne može uspješno realizovati projekat i da vrijednost svih predviđenih radova na adaptaciji bazena ne prelazi 30% vrijednosti ukupnog budžeta.  Mentor je iskoristio priliku da ovdje posebno naglasi pitanje održivosti projekta i specifičnosti uloge organizacije civilnog društva u projektnoj intervenciji s obzirom na to da se radi o bazenu koji je u vlasništvu Grada a pravo korištenja je na mjesnoj zajednici u kojoj se bazen nalazi. Zbog toga je u projektnoj aplikaciji potrebno jasno opisati ulogu aplikanta i način na koji će se osigurati da korist od projekta ostane i nakon što se on formalno završi.

2.       Mi smo organizacija koja trenutno implementira projekat koji je podržan po osnovu prethodnog Javnog poziva i čija implementacija traje do marta iduće godine. Da li je prihvatljivo da naša organizacija konkuriše i na ovaj aktuelni Javni poziv?

Odgovor: Da, organizacije civilnog društva mogu aplicirati na ovaj javni poziv bez obzira što je u toku implementacija projekta po prethodnom pozivu. Ipak, ovdje je potrebno voditi računa o kapacitetima i raspoloživim resursima organizacije da vodi dva ili više projekata istovremeno. U skladu s tim je preporuka da se u projektnom prijedlogu i planu aktivnosti predvidi početak implementacije novog projekta nakon što se okonča prethodni (npr. ako se prethodni projekat završava u februaru 2024. godine početak implementacije novog projekta trebalo bi planirati za mart 2024. godine).

3.       Naše udruženje planira realizaciju projekta u okviru kojeg ćemo raditi sa djecom i mladima u školama. Jedna grupa aktivnosti odnosi se na organizovanje horskih proba pa smo u tu svrhu planirali nastavnicima, koji budu angažovani kao horovođe, isplatiti manju novčanu nadoknadu a učenicima koji pokažu najbolje rezultate dodijeliti simbolične poklone (komplete knjiga ili slično). Da li je to prihvatljivo?

Odgovor: Ukoliko se projektom predviđa angažovanje stručnog osoblja (u ovom slučaju nastavnika) koje će raditi sa korisnicima a to nije u opisu njihovog redovnog posla, onda se ta vrsta angažmana može smatrati projektnim troškom i po tom osnovu osobe koje vode dječiji hor imaju pravo na naknadu (kao npr. edukatori koji su angažovani za provedbu određenih aktivnosti, treninga, radionica i sl.). Međutim, ukoliko se radi o aktivnostima koje su sastavni dio njihovog opisa posla u školi, to onda nije prihvatljiv trošak.

Kada je u pitanju dodjela poklona najboljim učenicima/korisnicima, skladu sa Smjernicama „dodjeljivanje finansijskih nagrada učesnicima/korisnicima u projektu tokom ili nakon projekta“ nije prihvatljivo.

4.       Da li je zakup prostora u kojem će se raditi edukacija/treninzi korisnika administrativni ili projektni trošak i da li nabavka (potrošnog) materijala za radionice potpada pod ograničenje od 30% budžeta za nabavku opreme?

Odgovor: Ukoliko je zakup prostora neophodan kako bi se izvodile projektne aktivnosti koje su direktno namijenjene korisnicima (npr. iznajmljivanje fiskulturne sale za organizovanje treninga za korisnike) onda se radi o projektnom trošku. Međutim, ukoliko se radi o zakupu prostora koji članovima projektnog tima (npr. projektnom koordinatoru i saradnicima) koristi za održavanje sastanaka, čuvanje projektne dokumentacije i administrativno upravljanje projektom, onda se radi o administrativnom (režijskom) trošku.

Kada je u pitanju nabavka potrošnog materijala za izvođenje radionica, u načelu su to projektni troškovi. Ovdje treba razgraničiti nabavku potrošnog materijala (materijal se potroši u potpunosti tokom jedne ili više vezanih radionica) od nabavke opreme (ne troši se u potpunosti već može da služi i nakon završetka projekta) s obzirom da nabavka opreme potpada pod ograničenje koje kaže da ta nabavka može biti realizovana samo u iznosu manjem od 30% ukupne vrijednosti budžeta.

5.       Mi smo u okviru našeg projektnog prijedloga planirali nabavku muzičkih instrumenata jer su nam potrebni za realizaciju previđenih projektnih aktivnosti sa korisnicima. Da li je to prihvatljivo s obzirom da su nam na prethodnom projektu zahtijevali da tu stavku uklonimo iz budžeta?

Odgovor: Kako je već ranije navedeno nabavka opreme je u skladu sa Smjernicama prihvatljiva ukoliko je ista neophodna za uspješnu implementaciju projekta i njena vrijednost ne prelazi u ukupnom zbirnom iznosu 30% od vrijednosti budžeta. Međutim, ovdje je potrebno imati na umu da nabavka opreme sama po sebi ne može biti svrha projekta već mora postojati jasna opravdanost za takav pristup. To znači da je u projektnom prijedlogu potrebno dati jasno objašnjenje i čvrstu argumentaciju za odluka da se nabavlja oprema umjesto da se, primjera radi ista iznajmljuje, te zbog čega je baš ta oprema neophodna za uspješnu implementaciju projekta. Moguće je da u vašem prethodnom projektnom prijedlogu, iz gore navedenih razloga, nabavka muzičkih instrumenata nije ocijenjena racionalnom od strane evaluacione komisije zbog čega su onda zatražene izmjene u pristupu i samom budžetu.

6.       Našim projektom smo planirali da u sklopu aktivnosti koje se odnose na adaptaciju prostora za rekreaciju i vanjskih kabina za presvlačenje postavimo cerade na kojima bi bili logotipi donatora. Da li je to trošak koji bismo predvidjeli u budžetskoj kategoriji vidljivost i promocija ili ne?

Odgovor: U okviru budžetske kategorije vidljivost i promocija se po pravilu planiraju troškovi onih aktivnosti koje imaju za cilj promovisati sam projekat, OCD koja ga implementira, Grad Bihać kao partnersku JLS i donatore. Ukoliko je to slučaj u vašem projektu onda je te troškove potrebno planirati u okviru budžetske kategorije vidljivost i promocija projekta s tim da će, u slučaju da projekat bude odobren za finansiranje, prije same realizacije te aktivnosti (nabavke cerade i štampe) biti potrebno dobiti saglasnost od UNDP-a na predloženo vizualno rješenje i finalni izgled materijala. 

Nakon postavljenih pitanja jedna od učesnica mentorskog sastanka je mentoru dala na uvid pripremljenu radnu verziju logičkog okvira na koju je on dao svoj osvrt i komentare.

Na kraju oba sastanka mentor se zahvalio prisutnim predstavnicima OCD na učešću i poželio im sreću prilikom podnošenja projektnih aplikacija.